Projetos no Trello com metodologia Agile

Ao gerenciar equipes de desenvolvimento, muitas vezes pode acontecer uma situação na qual o software fica parado em alguma parte do ciclo, por ter muitas tarefas a cumprir, algo que parece não ter fim. Pode ser complicado para a equipe avançar na entrega dessas atribuições ou colaborar com o gerenciamento de tarefas pessoais, pois é difícil priorizar e se concentrar nas tarefas pendentes. Isso já aconteceu com você? Aposto que sim.

Esses problemas se devem à falta de direção e organização com base nos requisitos e/ou requisitos de cada projeto, sem que haja metas fixas dentro de cada sprint (um período breve e fixo em que uma equipe trabalha para concluir uma quantidade de trabalho estabelecida).

Para solucionar essas, e provavelmente outras situações, podemos utilizar a Metodologia Ágil ou Agile (também chamada de SCRUM), que nos ajudará a dar direção, foco e organização ao trabalho, agregando valor e uma visão mais clara do que está pendente, do que está em progresso e o que foi concluído ao longo dos sprints.

O que é a Metodologia Ágil?

A Metodologia Ágil é uma estratégia de trabalho para desenvolvimento de software (principalmente), sendo uma das mais utilizadas atualmente devido a sua alta flexibilidade e agilidade (que lhe dá o nome). As equipes de trabalho que asutilizam são muito mais produtivas e eficientes, pois cada membro já conhece as tarefas que devem ser realizadas a cada momento. Além disso, a metodologia Agile permite que o software seja adaptado às necessidades que surgem ao longo do caminho, facilitando a construção de aplicações com funcionalidade superior.

De acordo com o Santander Universidades (2022) "A metodologia Agile é baseada na metodologia incremental em que, dentro de cada ciclo de desenvolvimento, novas funcionalidades são adicionadas ao aplicativo final. No entanto, os ciclos são muito mais curtos e rápidos, então pequenos recursos são adicionados em vez de grandes mudanças”.

Como saber se a Metodologia Ágil será útil para minha equipe?

Existem alguns critérios que podem nos ajudar a saber se a Metodologia Ágil é ideal para gerenciar nossas equipes e projetos:

1. Sua equipe é composta de 2 a 9 membros, mais o Scrum Master (responsável por manter a ordem e conhecer o status de cada uma das tarefas) e o Product Owner (responsável por otimizar o valor do produto desenvolvido por uma empresa, Geralmente é ele quem lida diretamente com o cliente). Cada uma dessas funções tem responsabilidades diferentes e deve prestar contas de maneira diferente, tanto entre si quanto com o resto da organização.
   
2. Seu projeto está bem definido. O Scrum se baseia em ter um objetivo definido no qual toda a equipe de trabalho se sinta identificada. Dessa forma, as tarefas podem ser distribuídas em pequenos pedaços para cada membro da equipe. Se houver objetivos ambíguos, não estiver claro o que você deseja alcançar ou sua equipe não entender o motivo do desenvolvimento, você ainda não está pronto para usar a Metodologia Ágil.
   
3. O projeto pode ser dividido em pequenas tarefas. Muitas vezes acontece que um trabalho que pode ser feito em uma única tarefa pode, na verdade, ser dividido em várias tarefas individuais (comumente chamado de decompô-lo). Por exemplo, se você precisa criar um site, não pode simplesmente sair e começar a codificá-lo.
   
   É necessário passar por uma fase de design (dentro da qual se deve definir a ideia, o conceito a ser transmitido, o tema, a estrutura de apresentação, um framework, uma linguagem de programação, etc.), depois uma fase de desenvolvimento (em que se começa por criar um repositório, atribuir tarefas a cada membro de acordo com a prioridade, codificar a página inicial, etc…) e depois uma fase de teste das funcionalidades do site. Sooucomplexo? Um pouco, mas usar a Metodologia Ágil simplifica os compromissos e as tarefas a serem concluídas.
   
4. Você não é alguém que improvisa seu trabalho. Ser capaz de planejar e fazer mudanças semanalmente é um dos pontos fortes da Metodologia Ágil. Na verdade, ele foi originalmente projetado para evitar que um grande grupo de pessoas trabalhasse em tarefas 'ad hoc' ou não relacionadas, que não se encaixam no objetivo comum definido pela equipe.
   
5. O maior foco é receber feedback e fazer melhorias. Realizar pequenas tarefas e solicitar feedback dos clientes, para depois incorporá-las ao planejamento geral do projeto é a principal função da Metodologia Ágil. Se é possível resumir o que está em andamento para os clientes e membros da equipe, as constantes revisões e iterações são utilizadas para gerar maiores oportunidades, sejam vendas, produtos e/ou campanhas.
   

Como posso começar a usar a Metodologia Ágil?

Pare, não coma desejos! Dividir o projeto em pequenas partes e, em seguida, iterar é vital ao usar uma Metodologia Ágil. Você tem que começar pequeno e adicionar detalhes à medida que avança. Compartilho alguns conselhos meus e de alguns autores que serão extremamente úteis antes de implementar a Metodologia Ágil:

• Defina suas prioridades. Idealmente, você deve se concentrar em um único projeto grande. Implementar o Agile é fazer com que toda a equipe trabalhe em partes individuais para construir algo grande. Dessa forma, ele sabe qual é o quadro geral, o que facilita a divisão das partes em sprints (de preferência 2 semanas cada sprint), embora nem sempre seja o caso. Se você trabalha em empresas de desenvolvimento, notará que pode ser designado para 2, 3 e até 5 projetos ao mesmo tempo, enquanto deseja implementar o Scrum em seus projetos pessoais. Defina bem suas prioridades e siga em frente conforme permitido.
  
• Defina os sprints. Decidir o tempo alocado para cada tarefa é vital. Sprints normalmente duram 1-2 semanas. Dessa forma, você terá uma ideia de quanto tempo levará para concluir um projeto e dará prazos aos seus clientes.
  
• Crie suas listas. Dentro da Metodologia Ágil, existem 3 (e até 4) tipos de listas nas quais as tarefas são comumente divididas. Geralmente são: Pendente ou A fazer, Em andamento e Concluído. A eles se junta o Backlog (veremos do que se trata).
  
• Estabeleça um calendário de eventos e entregas. Cada vez que um sprint termina, é possível analisar o desempenho geral da equipe. A partir disso, planeja-se o que fazer na próxima. Para isso, recomendo que você faça um calendário de eventos e entregas (uma linha do tempo).
  
• Construa seu Backlog. Um backlog é uma lista de todas as tarefas que devem ser realizadas dentro do projeto. No início do projeto, faça um brainstorming de tudo o que há para fazer, pesquisas, recursos para desenvolver, perguntas dos clientes, etc. Isso permitirá que você tenha uma imagem muito mais clara da escala do projeto para implementar o Agile.
  

Existe alguma ferramenta para implementar a Metodologia Ágil?

Se você seguiu cada passo mencionado anteriormente e está pronto para implementar a Metodologia Ágil, é hora de escolher uma ferramenta. Existem várias ferramentas como Linear, Asana, Jira (para empresas de médio a grande porte), Microsoft Project e Google Keep, mas minha recomendação pessoal é o Trello.

O Trello é uma ferramenta visual que permite às equipes gerenciar qualquer tipo de projeto e fluxo de trabalho, além de rastrear tarefas. Também permite adicionar arquivos, checklists ou até automações de acordo com a necessidade da equipe. O melhor de tudo, é grátis!

Para usar o Trello, você deve primeiro acessar o site da ferramenta.

Siga os passos de cadastro, crie seu usuário, verifique a conta e tudo estará pronto para criar o quadro e nosso espaço de trabalho. Siga os passos nas imagens a seguir:

1) Crie seu workspace. Seu espaço de trabalho é onde você hospedará cada um de seus projetos em diferentes quadros. Escolha o nome do seu espaço de trabalho e a categoria (no nosso casso, que trabalhamos com Desenvolvimento, seria Engenharia e TI) e convide os membros de sua equipe. Personalize-o ao seu gosto.

2) Depois que o espaço de trabalho estiver estabelecido, é hora de criar nosso primeiro quadro. Selecione Criar um novo quadro e adapte-o ao seu gosto.

3) Criado o quadro, vamos com nossas listas. Use as etapas mencionadas ao definir suas listas para alimentar seu quadro. Inicialmente deve ficar assim:

Depois que seu backlog estiver preenchido (que deve ser o primeiro quando você iniciar seu projeto), recomendo uma personalização adicional ao seu quadro criando rótulos. Os rótulos o ajudarão a categorizar cada tarefa de acordo com sua área. Por exemplo, defina tags para Frontend, Backend, API, Microsserviços, Servidor, Tarefas do site, detalhes gerais do projeto, etc.

Para fazer isso, siga as etapas abaixo:

1) Procure o menu (os 3 pontinhos) dentro do seu quadro.

2) Escolha a opção ... Mais.

3) Escolha a opção Etiquetas.

4) Uma vez dentro das Etiquetas, você pode criá-las de acordo com suas necessidades dentro do projeto. Você deve atribuir uma cor e um nome a cada um para atribuí-los.

5) No final, você deve ter algo parecido com a imagem a seguir:

Depois de preencher os rótulos, ordene suas tarefas (ou tickets, como também são chamados), de acordo com seu status dentro do projeto. Inicialmente, a grande maioria dos seus tickets será encontrada no 'Backlog'.

Ao criar cada ticket, irá reparar que existem diferentes opções para dar uma maior personalização à sua gestão, permitindo-lhe indicar a data de entrega, checklists, atribuir membros da equipa, carregar ficheiros, etc. Um exemplo de ticket para uma fase de design pode ser assim:

Outro recurso muito útil são os Power-ups. Se você deseja ser mais eficiente, existem vários Power-Ups e extensões do Chrome que podem ajudá-lo a aproveitar melhor o Agile Scrum e o Trello.

Pessoalmente, minhas extensões favoritas do Chrome são o Trello Card Counter, que conta o número de cartões em cada lista, bem como o número total de cartões no quadro, e o Slack, com o qual mantenho minha equipe atualizada a cada nova tarefa e ao silmutaneamente, tempo para passar de um estágio para outro.

Há uma dúzia de Power-Ups diferentes no diretório do Trello. Aqui estão algumas das minhas recomendações:

• Google Drive: anexe arquivos ou pastas inteiras a cada projeto. Pré-visualizações de anexos podem ser vistas em cada cartão e também mostra quando eles foram editados pela última vez e por quem.
  
• Campos personalizados: se as tags não funcionarem muito bem para atualizar cada tarefa, os campos personalizados podem ajudar. Isso permite que você personalize os cartões para que os detalhes saltem imediatamente para você.
  
• Hello Epics: permite que você estabeleça relacionamentos pai/filho com seus cartões. Acho muito útil quando tenho um projeto enorme que precisa ser dividido em várias tarefas longas.
  
• Figma: mantém designers, desenvolvedores, gerentes de produto e toda a equipe de produto em sincronia. Ao incorporar incorporações de arquivos figma ao vivo no Trello, as equipes de produto podem permanecer no contexto e garantir que estejam sempre fazendo referência aos designs mais recentes.
  
• GitHub: permite que as equipes monitorem tudo o que acontece no GitHub a partir de seus quadros do Trello, adicionando informações à base de código ao anexar solicitações pull, problemas, ramificações e muito mais a cada cartão.
  

Outros Power-Ups muito úteis são Burndown, Planning Poker e Agile Cards.

No final, seu quadro pode ficar assim com suas equipes definidas, membros atribuídos a cada ticket, tags para cada tarefa e um status respectivo para cada tarefa com base em seu progresso:

No exemplo acima, o Scrum é usado para apresentar e introduzir o gerenciamento de projetos e equipes no Trello.

Existem mais Metodologias Ágeis?

A resposta curta é sim. Existem vários tipos de Metodologias Ágeis para implementar nos seus projetos, cada uma com as suas vantagens e desvantagens. Eu os resumi da seguinte forma:

• Kanban: Metodologia de trabalho inventada pela Toyota. Consiste em dividir as tarefas em porções mínimas e organizá-las em um quadro de trabalho dividido em tarefas pendentes, em andamento e concluídas. Desta forma, um fluxo de trabalho altamente visual é criado com base nas tarefas prioritárias e no aumento do valor do produto.
  
• Scrum: Metodologia incremental que divide os requisitos em tarefas de forma semelhante ao Kanban. É iterado em blocos de curtos períodos (2 a 4 semanas) para obter um resultado completo por iteração. As etapas dessa metodologia são: Planejamento da iteração (Sprint planning), Execução (Sprint), Reunião diária (Daily meeting) e Demonstração dos resultados (Sprint review).
  
• Lean: configurado para equipes de desenvolvimento pequenas e altamente qualificadas para concluir qualquer tarefa designada em um curto período de tempo. Os activos mais importantes são as pessoas e o seu empenho, relegando assim para segundo plano o tempo e os custos.
  
• Extreme Programming (XP): Metodologia de desenvolvimento baseada no relacionamento interpessoal, considerado a chave do sucesso. Seu principal objetivo é criar um bom ambiente de trabalho em equipe e receber feedback constante do cliente. O trabalho é baseado em 12 conceitos: Easy Design, Testing, Refactoring, Coding with Standards, Code Intellectual Property, Pair Programming, Continuous Integration, Weekly Delivery, Customer Integrity, On-Site Customer, Frequent Delivery e Planning.
  

Você pode esperar? Sua equipe de desenvolvimento pode começar a se beneficiar da Metodologia Ágil imediatamente! Implemente a Metodologia que mais te traz benefícios e use o Trello para gerenciar seus projetos.