Trello em casa

Nós, mulheres, somos parte fundamental da família. Uma força muito poderosa. O nosso papel não se limita ao de dona de casa, mãe e esposa, mas, na maioria dos casos, temos um conjunto de capacidades e tarefas a desempenhar, transformando-nos numa complexa Gestão Geral.

Como devemos gerir e planear quase tudo, é de extrema importância organizar o nosso quotidiano, não só as tarefas mais complexas, mas também aquelas que são mais fáceis de gerir e executar, mas que também exigem atenção e tempo. A gestão do tempo é fundamental, pois se trata de um investimento que não pode ser recuperado.

Neste artigo quero partilhar convosco a ferramenta “secreta” que utilizo para organizar e gerir as diferentes tarefas da minha casa, de forma a manter organizado o meu dia a dia, o mês e, aos poucos, o ano inteiro. Da mesma forma, compartilharei com vocês como isso me ajuda a ser mais eficiente e a sentir menos estresse nas tarefas domésticas.

Você já ouviu falar em tecnologia ágil ou Agile, pelo nome em inglês?

A tecnologia ágil serve para aumentar a eficiência dos processos no gerenciamento de um projeto. Embora seja verdade que é utilizado a nível profissional, pode adaptar a sua utilização ao seu dia a dia. As tarefas que você faz dentro e para casa podem se tornar bastante complicadas e, sem uma organização eficaz, você pode faltar a uma consulta médica, deixar de lado um pagamento importante, esquecer de entregar um projeto ou trabalho escolar, entre outros.

A tecnologia ágil centra-se na colaboração e comunicação entre os membros da equipa (neste caso os membros do seu agregado familiar), o que favorece a interação constante e abre um canal direto para a ajuda mútua e a organização do trabalho ou tarefas do núcleo familiar da equipa, bem como cada um dos membros separadamente.

Agora que você sabe a que se refere a tecnologia ágil, você pode se perguntar: Como incorporá-la ao seu dia a dia? Como utilizá-lo para ser mais eficiente e viver com menos estresse?

São diversas ferramentas que funcionam por meio de uma plataforma web que facilitam o gerenciamento de todos os tipos de projetos, como Asana, Slack, TeamWeek e Trello, entre outros.

Vou me concentrar em falar com vocês sobre o Trello, a ferramenta que pessoalmente utilizo, por considerá-la uma das mais fáceis e intuitivas. Além disso, embora exista um plano pago, a versão gratuita oferece tudo que você precisa para se organizar.

O Trello é uma ferramenta ideal para organizar tudo na sua casa, desde a lista de compras, consultas médicas, acompanhamento de tarefas diversas, pagamentos e até projetos maiores como compra de um imóvel, mudança, viagens e/ou passeios. Até algo relacionado ao trabalho (se for o caso).

Todas as tarefas a serem realizadas, pequenas ou grandes, precisam de gerenciamento e o Trello pode se tornar seu melhor aliado para te ajudar nesse processo tão complicado quanto a boa e eficiente organização de, basicamente, quase todos os aspectos da sua vida e dos outros. outros membros da sua família dos quais você deve cuidar.

Como funciona o Trello?

O Trello funciona como um grande arquivo contendo pastas chamadas Quadros. Os quadros são a base do Trello e servem para organizar todas as tarefas por categoria, dependendo das atividades e áreas que você tem interesse em organizar.

Os quadros devem representar, por exemplo, todas as atividades dos seus familiares ao longo da semana. Uma vez criados os quadros, você pode criar colunas, ou seja, listas que conterão as tarefas.

A Lista de Tarefas nada mais é do que as tarefas organizadas de acordo com o status em que cada uma delas se encontra, tais como: Listas de detalhes pendentes (Backlog em inglês), tarefas em andamento (Doing em inglês), follow-up , lista de tarefas pausada e, finalmente, concluída (Done em inglês). Na verdade, você pode chamá-los do que quiser e colocá-los na ordem que preferir; O importante é que eles tenham uma sequência lógica que funcione para você.

Os cartões da lista de tarefas são fundamentais nesta ferramenta. É aqui que você criará e organizará as diferentes tarefas a serem executadas. Dentro dos cartões você também colocará etiquetas que servem para priorizar e atribuir a quais membros da família esta tarefa corresponde. Você também tem a possibilidade de definir prazo, anexar arquivos, imagens e comentários, entre outros.

No Trello existem diversos recursos que tornam a experiência muito mais amigável. Uma delas é que você pode mover as cartas, arrastá-las, reordená-las conforme sua conveniência, aumentá-las ou diminuí-las (dependendo da prioridade que você considera), alterá-las de uma lista para outra (por exemplo, se você já tiver concluída uma das tarefas, você pode mover imediatamente o cartão para a coluna “Concluído” ou “Concluído”, conforme o caso).

Anteriormente, falei com você sobre rótulos. Eles ajudam você, por exemplo, na hora de dar uma olhada rápida no seu quadro, pois são pequenos retângulos coloridos aos quais você pode atribuir o nome de um membro da família (que é responsável pela execução da tarefa). É bastante útil porque, ao ver uma determinada cor, você imediatamente a relaciona com a prioridade da tarefa ou do responsável.

Como adaptar o Trello para gerenciamento doméstico?

Comece criando um quadro que represente todas as atividades dos membros da sua família durante toda a semana ou mês. É extremamente importante garantir que todos na família saibam como o Trello funciona (se a idade das crianças permitir) para que possam tirar o máximo proveito dele.

Uma das formas mais comuns de utilizar esta ferramenta em casa é com tudo relacionado aos seus filhos: aulas de piano com um ou mais deles, todas as quintas-feiras à tarde, só para citar alguns.

A primeira coisa que você deve fazer é criar uma nova lista de “Aulas de Piano” e aí colocará todas as informações sobre a referida atividade. Você pode criar um cartão, atribuído a você e/ou ao seu filho (se ele próprio conseguir manusear a ferramenta), com a lição que deve praticar antes de ir para a aula. Você pode fazer outro que os lembre de comprar algum material necessário para a atividade ou adicionar outro cartão com um lembrete do próximo pagamento que deverá fazer pela aula recebida.

Lembre-se que também é possível inserir comentários e links úteis sobre técnicas de piano que sirvam de referência. Lembre-se também que se você precisar fazer algo antes de uma determinada data, adicione-o ao calendário do Trello para que não haja dúvidas de quando concluí-lo, como pagamentos de aulas, dias de provas, treinos, etc. Atribuir prazos para uma tarefa ou atividade o ajudará a manter tudo sob controle e você não esquecerá de nada.

Vou dar outro exemplo que, embora não aconteça com muita frequência, é uma das tarefas que exige muita logística e organização na vida de uma pessoa ou família: uma mudança.

Digamos que você acabou de se mudar, então comece criando um quadro geral ou até mesmo um para cada cômodo que você precisa organizar. O próximo passo seria fazer uma lista com o status de cada tarefa: itens a serem desempacotados, a organizar, já organizados, etc... Depois você deve criar as tarefas específicas.

Na lista de itens a serem desempacotados, você pode criar uma tarefa como desembalar taças e copos. Você dá prioridade a essa tarefa, atribuindo-lhe um rótulo que pode ser laranja, que simboliza que não é urgente, mas requer cuidados especiais.

Da mesma forma, você pode atribuir outra etiqueta de cor diferente ao responsável. Por exemplo, você e seu parceiro, que devem ajudá-los a montar a vitrine e colocar os pratos. Você pode ver aqui que outra tarefa acaba de aparecer: Montar a vitrine (o que logicamente deve ser feito primeiro).

Ao inserir tarefas, você notará que algumas atividades precisam acontecer primeiro do que outras. Isso é maravilhoso porque vai moldar o quebra-cabeça e o esforço e investimento de tempo serão mais eficazes, realizando a tarefa de forma mais rápida e lógica.

Por fim, após concluir qualquer uma das tarefas, arraste o cartão e leve-o para a lista Concluído. Dessa forma, você terá finalizado uma delas e, neste caso, terá desempacotado uma das muitas caixas que tem pendentes.

Como o Trello ajuda você a ser mais eficiente e a sentir menos estresse nas tarefas de gerenciamento doméstico?

O facto de ter uma ferramenta que é, basicamente, o seu assistente, e que lhe permite organizar e priorizar as suas tarefas de forma eficaz, já é um grande alívio.

A logística necessária para realizar múltiplas tarefas em casa, tudo relacionado com a gestão do tempo na sua vida quotidiana e na dos outros, pode ser imensamente complicada e isso traduz-se em extrema sobrecarga e stress.

Aqui estão algumas maneiras pelas quais o Trello pode ajudá-lo a melhorar sua produtividade e reduzir seu nível de estresse:

• De forma simples e rápida, você pode visualizar tarefas: O Trello te ajuda a organizar suas tarefas em quadros, listas e cartões, permitindo que você veja tudo o que precisa fazer de forma clara e em um só lugar, evitando a dispersão de suas tarefas e promovendo a concentração no que é realmente importante no momento da tarefa.
• Priorização de tarefas: Você pode priorizar suas tarefas para se concentrar primeiro nas mais importantes e evitar ficar sobrecarregado com várias tarefas.
• Atribuição de tarefas: Distribua tarefas para familiares ou para você mesmo. Delegar responsabilidades e obter a colaboração de outras pessoas ajuda a reduzir o estresse associado ao excesso de trabalho.
• Estabeleça prazos: Crie notificações quando os prazos para conclusão de uma determinada tarefa se aproximarem, o que o ajudará a controlar o tempo corretamente e reduzirá o risco de esquecer tarefas importantes.
  

Usar o Trello pode ajudá-lo a ser mais eficiente e a sentir menos estresse, ao mesmo tempo que permite organizar e priorizar suas tarefas de maneira eficaz. Isso evita que nos sintamos sobrecarregados e aumenta nossa produtividade. Este nível de organização e gestão de tarefas ajuda-nos a sentir-nos mais calmos e com controlo da carga de trabalho.

Passos simples para iniciar seu relacionamento amigável com o Trello

• Acesse a página do Trello e crie uma conta.
  
• Crie os quadros: por exemplo, atividades extracurriculares, consultas médicas, projetos escolares e/ou trabalhos de casa, viagens, compra de imóvel ou mudança, etc.
  
• Criar listas: você pode criar listas em cada quadro, onde cada uma é uma coluna na qual você organizará as diferentes tarefas e o status de cada uma delas.
  
• Crie cartões: você pode adicionar cartões a cada lista. Lembre-se de que essas são as tarefas de que você precisa para concluir o processo.
  
• Use rótulos: Os rótulos são extremamente úteis, pois ajudam na hora de olhar rapidamente para o quadro.
  
• Por fim, compartilhe com os familiares para que todos fiquem informados sobre a logística e cada uma de suas tarefas. Incorporar familiares responsáveis ​​por uma ou outra tarefa facilitará a vida e o gerenciamento de todas as tarefas (e todos ficarão felizes quando terminarem).

Concluindo, o Trello é uma ferramenta muito útil para organizar e gerenciar tarefas, tanto no trabalho quanto em casa. Neste último, é especialmente útil para organizar tarefas diversas, planear compras, agendar consultas médicas e outras tarefas que referimos acima, bem como gerir as atividades de acordo com o tempo disponível e as possibilidades dos familiares.

Com o Trello é possível acompanhar de forma eficaz tudo o que está pendente, estabelecer prioridades e evitar duplicação de tarefas. Além disso, por ser intuitivo e fácil, o Trello torna esta ferramenta acessível a qualquer membro da família, o que promove a colaboração e a comunicação entre os participantes.

Resumindo, usar o Trello em casa é, sem dúvida, de grande ajuda para manter uma casa organizada, eficiente, mais harmoniosa e sem estresse para todos, principalmente para nós, mães e esposas, que levamos a nossa casa como o mais importante das empresas.

Uma boa gestão, organização e planejamento, além da ferramenta adequada para isso, são seus melhores aliados. Lembre-se que, para utilizar o Trello, você não precisa de conhecimentos ou treinamentos especiais, basta se cadastrar e aproveitar as funcionalidades (que são bastante completas, mesmo no plano gratuito oferecido pela ferramenta).

A tecnologia ágil é uma virada de jogo para nós, mulheres, em casa. O que antes era um local com tarefas infinitas, um local monótono e muitas vezes bastante desorganizado, pode agora tornar-se num oásis de calma, ordem e controlo do dia-a-dia, sem grandes sobressaltos.

Sucesso na organização da sua casa com o Trello!